隨著(zhù)人事制度改革的加速，社會(huì )就業(yè)方式和就業(yè)渠道日益多元化，人才流動(dòng)也愈發(fā)頻繁。合理的人才流動(dòng)可以推動(dòng)人力資源整體優(yōu)化組合，體現個(gè)人價(jià)值，但也對人事檔案管理提出了新的挑戰。
近
年來(lái)，隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展，人才流動(dòng)現象大量出現，越來(lái)越多的“單位人”變成“社會(huì )人”，傳統人事檔案的作用和價(jià)值逐漸被淡化，大量無(wú)人問(wèn)津的人事“死
檔”、“棄檔”不斷增多。當下嚴峻的就業(yè)形勢，使越來(lái)越多的畢業(yè)生成了“靈活就業(yè)人員”，由此產(chǎn)生的“棄檔”現象也進(jìn)入高發(fā)期，不少人把檔案轉到人才市場(chǎng)
后，便再也不聞不問(wèn)，更有甚者已不知將檔案丟在何處。
“棄檔”的三大影響目前，人事檔案的作用主要體現在享受相關(guān)人事、勞動(dòng)、社會(huì )保障服務(wù)等方面，丟棄檔案不管，會(huì )給自己的職業(yè)生涯造成非常大的影響。
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影響評職稱(chēng)、調工作畢業(yè)生自畢業(yè)后，如果檔案既沒(méi)交用人單位保管，也沒(méi)存入政府指定的人才服務(wù)機構，若干年后評定職稱(chēng)時(shí)將會(huì )因手續不全而受到影響。有些人
在畢業(yè)后把檔案存到了人才服務(wù)機構，但沒(méi)有及時(shí)辦理就業(yè)手續，幾年后調動(dòng)工作時(shí)，才發(fā)現需要辦理參加工作后的所有手續，并要在自己轉正定級后才能正式調
動(dòng)。
●影響個(gè)人戶(hù)籍檔案管理目前很多人開(kāi)始考慮貸款買(mǎi)房，但卻需要在銀行辦理房貸手續時(shí)出具貸款人的戶(hù)口證明。然而，很多“棄檔族”因為覺(jué)得檔案不重要，畢業(yè)時(shí)沒(méi)有及時(shí)從學(xué)校轉出戶(hù)口和檔案，結果不能順利辦理貸款。
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影響繳納社會(huì )保險等養老待遇很多個(gè)人證明都離不開(kāi)人事檔案，如辦理社會(huì )保險、領(lǐng)取失業(yè)金、退休金的發(fā)放等，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保受
保時(shí)間等都是以檔案為依據的。那些因放棄個(gè)人檔案或自揣檔案而造成記錄斷檔的人，最終都會(huì )在個(gè)人利益上受到損失。另外，考研、考公務(wù)員、轉正定級以及出
國、升學(xué)、結婚、生育等，都需要政府所屬人才市場(chǎng)依據其人事檔案開(kāi)具相關(guān)證明。
檔案緣何成“棄檔”
據了解，“棄檔族”人群主要有幾類(lèi)：一是高校應屆畢業(yè)生。按有關(guān)規定，畢業(yè)后未就業(yè)的檔案可在學(xué)校存放兩年，如果檔案兩年后未被提走，學(xué)校一般會(huì )將檔案轉回到學(xué)生原籍人才服務(wù)中心。二是到私營(yíng)企業(yè)就業(yè)、自主靈活就業(yè)和創(chuàng )業(yè)的人員。三是出國留學(xué)或移民人員。
一直以來(lái)，人事檔案在中國人的社會(huì )生活中發(fā)揮著(zhù)舉足輕重的作用，它全面系統地記錄了一個(gè)人的教育背景、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、家庭背景以及獎懲情況，是用人單位和人事部門(mén)了解一個(gè)人職業(yè)信息的重要載體。但究竟是何種原因，致使人事檔案屢屢被人們所忽視呢？
●檔案意識淡薄一些就業(yè)于無(wú)人事主管權的非公有制單位的畢業(yè)生，不但認為自己的檔案“沒(méi)什么用”，甚至“遺忘”、遺失了自己的檔案。不少人認為，個(gè)人只求實(shí)惠，有收入就行了，找工作看重的是能力，檔案是“身外之物”，無(wú)關(guān)緊要。
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檔案內容陳舊目前我國人事檔案的主要內容均為各種大同小異、形式單調重復的履歷表格，千篇一律的評語(yǔ)以及調進(jìn)、調出證明等，能反映本人工作實(shí)績(jì)、能力和特
長(cháng)等方面的記載比較少，企業(yè)很難從這種檔案記錄中“觀(guān)其卷，知其人”，難以從檔案中得出對當事人全面、完整、客觀(guān)的評價(jià)，以至出現了人事檔案內容陳舊企業(yè)
無(wú)法利用的現象，令企業(yè)不愿意補充員工的人事檔案，進(jìn)而導致人事檔案材料一直得不到更新，形成一種惡性循環(huán)。
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檔案可信度降低隨著(zhù)流動(dòng)人員的增加，傳統的人事檔案管理工作也出現了一些問(wèn)題，如擅自棄檔、擅自造檔、擅自建檔、擅自扣檔、個(gè)人攜帶檔案等行為越來(lái)越多。
這些現象嚴重影響了人事檔案的真實(shí)性與權威性，降低了人事檔案的可信度。一些人員因缺乏誠信，做出五花八門(mén)的造假行為，如夸大自己的工作能力和業(yè)績(jì)，私造
假學(xué)歷、假文憑、假證書(shū)等，或者隱瞞自己的過(guò)錯和不光彩行為。另外，歸檔材料的收集缺少鑒別措施和手段，對于學(xué)歷、職稱(chēng)等歸檔材料真偽的鑒別大部分只能依
靠工作人員的經(jīng)驗，尚無(wú)科學(xué)、系統的鑒別方法，僅僅靠傳統的人事檔案或包裝精美的求職簡(jiǎn)歷讓人很難判斷個(gè)人信息資料的真偽。
●檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識差目前，檔案管理機構的人事檔案管理軟件落后且不統一，缺乏現代化管理手段。如人事檔案調動(dòng)手續繁雜，尤其是異地調動(dòng)，有時(shí)一個(gè)人為調檔來(lái)回奔走多次。而且，傳統人事檔案利用方式單一，使用率低，只有需要者找上門(mén)來(lái)才提供利用，被動(dòng)服務(wù)的情況比較普遍。
提升流動(dòng)人員檔案價(jià)值
人事檔案是每個(gè)人職業(yè)軌跡的“縮影”，檔案材料是流動(dòng)人員身份、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、人事關(guān)系等最真實(shí)、最直接的證明，是用人單位選才用人的重要依據。雖然人事檔案的作用在不斷弱化，但不等于就可以將其隨意丟棄，對檔案的漠視所帶來(lái)的后果只能由檔案所有人自己“埋單”。
據有關(guān)數據統計，2011年，全國流動(dòng)人口達到2.3億人，占總人口的17%，即每6個(gè)中國人中就有1人是流動(dòng)人口。因此，創(chuàng )建新的檔案管理體制，加強流動(dòng)人員檔案管理，促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置、合理使用，具有重要的意義。
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充實(shí)檔案內容，提升使用價(jià)值充實(shí)豐富新人事檔案材料的收集管理內容是夯實(shí)流動(dòng)人員人事檔案工作的基礎，是人事檔案提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、發(fā)揮檔案作用的前提與基本
條件。傳統人事檔案內容簡(jiǎn)單，主要收集靜態(tài)結論性材料，內容空泛，用人單位無(wú)法從中對當事人的潛在能力進(jìn)行評估，利用價(jià)值有限。
現
階段，豐富檔案內容應從現代企業(yè)人力資源管理需要和流動(dòng)人員的特點(diǎn)出發(fā)，有針對性地充實(shí)檔案材料，突出流動(dòng)人員的學(xué)習經(jīng)歷、培訓情況、績(jì)效考核情況、個(gè)人
的能力水平、性格特征、工作特長(cháng)及誠信記錄等方面信息。同時(shí)，健全流動(dòng)人員人事檔案工作規章制度，與流動(dòng)人員或其用人單位簽訂人事檔案材料收集移交協(xié)議，
以契約形式明確雙方的權、責、利，形成人事檔案材料收集移交的制度化、規范化、長(cháng)效化。堅持以經(jīng)常性收集、定期收集和集中收集三者結合，
經(jīng)常性收集為主的工作制度，收集、充實(shí)反映本人業(yè)績(jì)的動(dòng)態(tài)性材料。在此基礎上，加大對檔案材料的價(jià)值鑒定工作，確保檔案內容全面、準確、動(dòng)態(tài)、連續，
既反映能力又突出個(gè)人特點(diǎn)，做到“檔如其人”，從而為用人單位提供必要的可用信息。
●創(chuàng )新管理機
制，提高服務(wù)水平信息化管理已是社會(huì )發(fā)展的大趨勢，人事檔案管理也應順應潮流，全面推行流動(dòng)人員人事檔案管理信息系統，建立電子檔案，達到管理自動(dòng)化，傳
輸網(wǎng)絡(luò )化，服務(wù)在線(xiàn)化，信息共享化。對流動(dòng)人員個(gè)人取得的業(yè)績(jì)、成果以文本、聲音、影像等各種新載體，可以利用微縮技術(shù)、聲像技術(shù)、光學(xué)技術(shù)、自動(dòng)化技
術(shù)、通訊技術(shù)等現代化手段及時(shí)補充進(jìn)人事檔案，擴充人事檔案信息量，提高人事檔案利用價(jià)值，使流動(dòng)人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)檔案管理的情況，并根據工作和生活
的變動(dòng)隨時(shí)向檔案中心提請修改個(gè)人住址、聯(lián)系方式等等情況。用人單位也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )接入檔案中心數據庫，查閱個(gè)人人事檔案和本單位人員檔案中的有關(guān)信息，
并將個(gè)人在企業(yè)中的情況及時(shí)提交檔案中心，對個(gè)人檔案進(jìn)行充實(shí)。而且，檔案管理部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )，定期向流動(dòng)人員和其用人單位發(fā)布補充人事檔案材料的通
知，催促其及時(shí)補充人事檔案材料。
●加大宣傳引導，強化檔案意識群眾檔案意識的高低直接關(guān)系到人事
檔案能否得到妥善保護與管理，更關(guān)系到人事檔案工作能否在社會(huì )全面推進(jìn)和發(fā)展的工作大局。人事檔案服務(wù)機構應通過(guò)多種渠道、多種形式，向社會(huì )進(jìn)行廣泛細致
的宣傳和引導，進(jìn)一步提高檔案工作的透明度，增強整個(gè)社會(huì )的檔案意識。宣傳工作要做到有的放矢，對流動(dòng)人員宣傳應側重于人事檔案材料形成、人事檔案在其求
學(xué)、應聘、繳納社會(huì )保險、評定職稱(chēng)等社會(huì )活動(dòng)中的重要性等，讓人們清楚地認識到人事檔案的作用；對用人單位的宣傳應側重于檔案材料的分類(lèi)、日常積累、審核
把關(guān)等標準、及時(shí)送達以及人事檔案有效利用方面的知識。同時(shí)積極宣傳《檔案法》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規定》及相關(guān)法律法規，提高貫徹執行黨和國家
人事政策和檔案法規的自覺(jué)性。
●提高業(yè)務(wù)水平，加強隊伍建設做好人事檔案工作必須有一支懂人事政
策、熟悉檔案業(yè)務(wù)、熱愛(ài)本職工作，具有創(chuàng )新進(jìn)取精神的檔案工作隊伍。當前，靈活就業(yè)的勢頭不斷上升，流動(dòng)人員面廣量大，而人事檔案管理人員的數量不足、專(zhuān)
業(yè)知識不夠、缺乏現代信息素質(zhì)與技能的現象比較普遍，不利于流動(dòng)人員人事檔案工作的改革。各級檔案服務(wù)機構應高度重視人事檔案工作隊伍建設，嚴格把好檔案
管理人員的入口關(guān)，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行嚴格考核，建立一支熱愛(ài)檔案工作、熟練檔案業(yè)務(wù)、安心本職工作、具有奉獻精神的檔案管理隊伍。加強和健
全對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓，尤其要加強檔案員計算機信息化培訓，提高檔案員運用計算機技術(shù)管理檔案的能力和水平，適應時(shí)代需要。對所在區域用人單位的人力資
源管理人員進(jìn)行有計劃、有針對性的培訓和業(yè)務(wù)指導，引導企業(yè)和流動(dòng)人員配合檔案管理部門(mén)做好檔案材料的撰寫(xiě)、收集和轉遞工作，嚴防虛假材料進(jìn)入個(gè)人檔案。
隨
著(zhù)流動(dòng)人員在不同行業(yè)、不同地域間流動(dòng)頻率的加快，流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的新情況、新問(wèn)題不斷出現，人事檔案的改革勢在必行。而出路就在于提高“服務(wù)
性”，提升其利用價(jià)值，成為用人單位選人用人的真正依據。只有人事檔案對當事人和用人單位的“服務(wù)性”越強，利用價(jià)值越高，我們才能迎來(lái)“棄檔族”和檔案
“自揣族”的回歸，使我們的人事檔案真正發(fā)揮作用。
