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干貨：對于工作分析的前提與三個(gè)階段

工作分析是對工作進(jìn)行整體分析，以便確定每一項工作的7個(gè)標準：1、誰(shuí)來(lái)做；2、做什么；3、什么時(shí)間做；4、什么地方做；5、怎么做；6、為什么做；7、為誰(shuí)做。分析的結果或直接形成工作說(shuō)明書(shū)，它把所分析的職責、權限、工作內容、工作程序、方法、執行標準、任職資格等信息以文字形式記錄下來(lái)，以便管理。

一、工作分析的前提條件

企業(yè)里有關(guān)組織結構已確定，并具有相對hr369.com穩定性；在組織結構基礎上，工作流程及部門(mén)責任已確定；因此，在進(jìn)行工作分析前，首先要進(jìn)行組織機構調整和部門(mén)責任和部門(mén)職位的確定。

二、工作分析的三個(gè)階段

(一) 準備階段

1、建立工作小組，并制定工作分析計劃

建立工作分析小組。小組成員通常由分析專(zhuān)家構成。所謂分析專(zhuān)家，是指具有分析專(zhuān)長(cháng)，并對組織結構及組織內各項工作有明確概念的人員。一旦小組成員確定之后，賦予他們進(jìn)行分析活動(dòng)的權限，以保證分析工作的協(xié)調和順利進(jìn)行。

如果企業(yè)內部沒(méi)有工作分析方面的專(zhuān)家，最好從外部聘請有關(guān)專(zhuān)業(yè)人事作為工作小組顧問(wèn)。工作分析涉及企業(yè)內所有部門(mén)，只有得到各部門(mén)充分重視和支持才能順利完成任務(wù)。所以最好建立由最高領(lǐng)導牽頭，各部門(mén)主要領(lǐng)導參與的領(lǐng)導小組，在領(lǐng)導小組下再設具體操作的工作小組。工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門(mén)人員組成。工作分析實(shí)施計劃的制定，應根據公司需要、任務(wù)量。

2、明確工作分析的總目標、總任務(wù)。根據總目標、總任務(wù)，對企業(yè)現狀進(jìn)行初步了解，掌握各種數據和資料。

3、明確工作分析的目的。有了明確的目的，才能正確確定分析的范圍、對象和內容，規定分析的方式、方法，并弄清應當收集什么資料，到哪兒去收集，用什么方法去收集。

4、明確分析對象。為保證分析結果的正確性，應該選擇有代表性、典型性的工作。

5、建立良好的工作關(guān)系。為了搞好工作分析，還應做好員工的心理準備工作，建立起友好的合作關(guān)系。

(二) 調查階段

分析人員應制定工作分析的時(shí)間計劃進(jìn)度表，以保證這項工作能夠按部就班的進(jìn)行調查。同時(shí)搜集有關(guān)職位的相關(guān)信息。這一階段包括以下幾項內容：

1、選擇信息來(lái)源。信息主要來(lái)源于：工作執行者本人、管理監督者、顧客、分析專(zhuān)家、職業(yè)名稱(chēng)辭典以及以往的分析資料。

2、選擇收集信息的方法和系統。信息收集的方法和分析信息適用的系統由工作分析人員根據企業(yè)的實(shí)際需要靈活運用。

3、調查方法及工具

目前企業(yè)采納最多的是：將問(wèn)卷調查法和訪(fǎng)談法結合起來(lái)使用。這主要是因為這兩種方法實(shí)施程序較簡(jiǎn)單，并可在短期內得到所需信息。調查問(wèn)卷的選擇和修改問(wèn)卷調查法在西方發(fā)達國家已發(fā)展成為一套完備的系統。

問(wèn)卷調查內容主要有：1.本職位設置的目的是什么？2.按順序列舉說(shuō)明本職位的工作責任及其重要性。每日必做的以及完成此任務(wù)花費時(shí)間的百分比。一定時(shí)期必做的工作以及完成該任務(wù)的時(shí)間百分比。偶爾要做的工作以及完成該任務(wù)的時(shí)間百分比。3.對于本職的工作來(lái)說(shuō)，哪些教育或知識是必須的？4.本職位要求任職者具備哪些經(jīng)驗？哪些經(jīng)驗是必須的？如：需要3－5年的相關(guān)工作期或在職培訓期等。5.任職者負擔的管理職責有哪些？每項工作所花費時(shí)間的百分比是多少？6.本職位的工作者有哪些聯(lián)系？在描述這些聯(lián)系時(shí)，要考慮這些聯(lián)系是怎樣建立的？在部門(mén)內部還是部門(mén)外部?聯(lián)系次數是否頻繁？聯(lián)系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務(wù)形式？哪些聯(lián)系對部門(mén)有用？7.本職位需要接受哪些監督和管理？接受的程度如何？如在職者的工作簡(jiǎn)單重復進(jìn)行，工作處于明確、具體的指導下；任職者可以自主地確定工作目標，績(jì)效標準只需與他人協(xié)商即可，不需征得上級同意。8.任職者獨立決策的權限與范圍有多大？他作出的決定是否要他人審核？如果要，那么由誰(shuí)審核？9.最容易犯的錯誤有哪些？10.任職者是否要對一些數據加以保密?11.描述工作順利進(jìn)行時(shí)必需的生理條件，物理條件。12.心理方面要求？13.所使用的機器或設備。14.補充說(shuō)明。

4、工作分析小組操作程序的培訓

由專(zhuān)家對工作分析的特點(diǎn)進(jìn)行講解；引導和控制進(jìn)行統一規定；并對有疑義的地方進(jìn)行討論。問(wèn)卷調查方法一定要讓受調查者明確調查目的，讓他們放心地反映真實(shí)情況；避免對受調查者施加壓力。在填寫(xiě)問(wèn)卷前要與受調查者建立良好合作關(guān)系，以獲得他們的支持。這要求主持人熱情、耐心、細致地回答和解釋受測者所提出的問(wèn)題。由于問(wèn)卷較長(cháng)，受調查者在填寫(xiě)過(guò)程中會(huì )出現煩躁情緒，容身影響認真作答。訪(fǎng)談分為三類(lèi)：對每個(gè)員工進(jìn)行個(gè)人訪(fǎng)談；對做同種工作的員工群體進(jìn)行訪(fǎng)談；對完全了解被分析工作的主管人員進(jìn)行訪(fǎng)談。

(三) 分析階段

工作分析就是審查、分析企業(yè)某個(gè)工作有關(guān)的信息的過(guò)程。也就是說(shuō)，該階段包括信息的整理、審查、分析三個(gè)相關(guān)活動(dòng)，是整個(gè)工作分析過(guò)程的主要部分。

1、工作名稱(chēng)，該名稱(chēng)必須明確，使人看到工作名稱(chēng)，就可以大致了解工作內容。

2、編制，同一工作所聘用工作人員的數目和性別，應予以記錄。

3、部門(mén)，是顯示工作所在的單位及其上下左右的關(guān)系，也就是說(shuō)明工作的組織位置。

4、職責，就是這項工作的權限和責任有多大。

5、知識技能，是為圓滿(mǎn)完成某項工作，工作人員應具備的實(shí)際知識。這種知識應包括任用后為執行其工作任務(wù)所需獲得的知識，以及任用前已具備的知識。

6、素質(zhì)要求，智力要求指在執行過(guò)程中所需運用的智力，包括判斷、決策、警覺(jué)、主動(dòng)、積極、反應、適應等。

7、職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)

（1）小組對問(wèn)卷和訪(fǎng)談結果進(jìn)行總體統計、審核、評估，針對同一職位但回答差異很大的項目進(jìn)行商議，以取得統一意見(jiàn)。

（2）由工作小組全體成員討論制定職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)規范。如按行政和業(yè)務(wù)分類(lèi)展開(kāi)工作職責和內容；

（3）職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)最好在一個(gè)固定的辦公地點(diǎn)由小組成員統一進(jìn)行，以便于及時(shí)溝通。

（4）每個(gè)成員側重編寫(xiě)本部門(mén)或個(gè)人最為熟悉的職務(wù)說(shuō)明書(shū)；一個(gè)部門(mén)完成后再進(jìn)行下一個(gè)部門(mén)。

（5）定期、定時(shí)進(jìn)行全組成員溝通，以便及時(shí)糾正偏差。

（6）每個(gè)成員在編寫(xiě)過(guò)程中要及時(shí)與相應部門(mén)主管及相應職位工作執行人進(jìn)行溝通，使職務(wù)說(shuō)明書(shū)盡可能與職位的實(shí)際情況。

（7）調查完一個(gè)部門(mén)之后，職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)便可開(kāi)始；同時(shí)再對另一個(gè)部門(mén)展開(kāi)調查。

三、總結與修改

工作小組對完成的職務(wù)說(shuō)明書(shū)進(jìn)行審核、匯總后向領(lǐng)導小組匯報。如有必要做個(gè)別修正和調整。最后對說(shuō)明書(shū)進(jìn)行編輯存檔，以備后用。隨著(zhù)工作性質(zhì)、任務(wù)等方面的變化，工作說(shuō)明書(shū)應及時(shí)進(jìn)行修改，以保證其較強的應用性。工作分析是一項技術(shù)性很強的工作，需要做周密的準備。同時(shí)還需具有與人力資源管理活動(dòng)相匹配的科學(xué)的、合理的操作程序。