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管理其實(shí)是很簡(jiǎn)單的事情，但做到真難。就拿開(kāi)周例會(huì )來(lái)說(shuō)，就是一件非常簡(jiǎn)單又非常難做到的事情。有一家公司請我們講如何開(kāi)好會(huì )，他們的老總深感到他們的會(huì )議開(kāi)得不好，他相信管理咨詢(xún)公司一定知道如何開(kāi)好會(huì )，所以讓我們給他的管理層講一講。

管理咨詢(xún)公司的管理不一定做得就非常好，還是因為，管理確實(shí)是一件非常簡(jiǎn)單但又非常難做到的事情（重要的啰嗦了三遍）。但管理咨詢(xún)公司確實(shí)更容易知道如何做，因為他有更多專(zhuān)門(mén)的時(shí)間去研究。

一些企業(yè)里面周例會(huì )開(kāi)得確實(shí)挺糟糕，怎么開(kāi)的都有。有的是流水賬式，主持人宣布會(huì )議開(kāi)始，每個(gè)人按照既定的順序，把自己想說(shuō)的話(huà)一下，大家說(shuō)完了，主持人說(shuō)：“會(huì )議到此結束！”于是各自散去。有的是一言堂式，主持人說(shuō)：“會(huì )議開(kāi)始，請李總講話(huà)…… ”總經(jīng)理說(shuō)了上周的工作，說(shuō)了工作中的問(wèn)題，對大家提出了工作要求，講完了。主持人說(shuō)，請大家針對李總發(fā)言談自己想法?！皼](méi)有想法，好，希望大家認真執行，散會(huì )！”于是各自散去。有的是聊天式，并沒(méi)有固定之模式，想說(shuō)什么的都有，到時(shí)間就結束，各自散去。

怎么開(kāi)好周例會(huì )呢？

要知道如何開(kāi)好會(huì )，其實(shí)記住一個(gè)英語(yǔ)單詞就夠了，PATIO，這個(gè)英語(yǔ)單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象，開(kāi)會(huì )在庭院里開(kāi)，就更容易記住。英文是。這個(gè)單詞的每一個(gè)首字母代表會(huì )議的一個(gè)原則。

目的（Purpose）

議程（Agenda）

時(shí)間（Time）

信息（Information）

結果（Outcomes）

1、會(huì )議的目的（Purpose）。會(huì )議一定要有目的，而且這個(gè)目的應該具體。有沒(méi)有想過(guò)，周例會(huì )的目的是什么？通過(guò)跟進(jìn)、細化、發(fā)現問(wèn)題，改進(jìn)，推進(jìn)月度、年度目標的實(shí)現?？傊?，目的應該非常明確，不是為了開(kāi)會(huì )而開(kāi)會(huì )，是為了達成目標解決實(shí)際問(wèn)題。

2、議程（Agenda）。會(huì )議都有一個(gè)議程，例會(huì )的議程相對固定，可以提高效率?？梢詠?lái)個(gè)三段論：（1）上周行動(dòng)計劃目標的完成情況；（2）過(guò)程中好的方面及存在的問(wèn)題，需要改進(jìn)的地方；（3）新的行動(dòng)計劃和目標、責任人。

3、時(shí)間（Time）。時(shí)間相對也固定下來(lái)，周例會(huì )1個(gè)小時(shí)就可以了，超過(guò)1.5個(gè)小時(shí)的會(huì )議一定在浪費時(shí)間。如果覺(jué)得會(huì )議內容太多，1個(gè)小時(shí)時(shí)間不夠，怎么辦？那就精減會(huì )議內容，直到控制在1小時(shí)之內。

4、信息（Information）。其實(shí)就是會(huì )議的內容。會(huì )議內容應強化目標導向性，聚焦在上周的行動(dòng)計劃和目標上和新一周的行動(dòng)計劃上。我能夠聽(tīng)到很多人在讀自己的流水賬，把日常工作都說(shuō)了出來(lái)，這大大地浪費了時(shí)間。

5、結果（Outcomes）。會(huì )議要有結果，并不僅僅指記錄員寫(xiě)的會(huì )議紀要，而是指會(huì )議上制定的行動(dòng)計劃如何落實(shí)，目標和評價(jià)標準是什么？責任人是誰(shuí)？資源保障是什么？總之是為了落地。發(fā)現問(wèn)題，為下一步的改進(jìn)提供基礎。

這五條原則，其中蘊含著(zhù)PDCA的管理閉環(huán)過(guò)程，如果都做到了，就會(huì )使各項工作不斷得到改進(jìn)和提升。

知道如何開(kāi)會(huì )，對許多規范管理的企業(yè)都不是什么事兒。但大部分企業(yè)做得并不好，存在大量因會(huì )開(kāi)得不好浪費人力和時(shí)間的現象。

8個(gè)人的會(huì )議，本來(lái)1個(gè)小時(shí)就能解決問(wèn)題的，結果延長(cháng)到了2個(gè)小時(shí)，這就整整浪費了一個(gè)人一天的工作量。如果會(huì )議的內容并沒(méi)有解決什么問(wèn)題，或者會(huì )議的內容沒(méi)有落實(shí)，浪費的就更多。

我們對某國有商業(yè)銀行某部門(mén)進(jìn)行工作量飽和度的測查，部門(mén)員工說(shuō)，他們每周的周例會(huì )要開(kāi)一上午的時(shí)間，他們要求按3小時(shí)核算工作量。

如果這個(gè)部門(mén)共有10個(gè)人，他們的周例會(huì )能夠控制在1個(gè)小時(shí)之內，僅這一項工作，就能節約出20個(gè)小時(shí)，相當于節約出0.5個(gè)人手出來(lái)。而這個(gè)部門(mén)一直在向人力資源報怨人員編制緊張，需要增加人手。